Conduzir um time exige mais do que definir metas e acompanhar resultados. É preciso criar espaços consistentes para entender as pessoas, alinhar expectativas e resolver questões antes que se tornem problemas. O one-on-one, reunião individual e recorrente entre líder e liderado, cumpre exatamente esse papel.
Neste guia, reunimos orientações práticas para estruturar, conduzir e manter 1:1s realmente produtivos: desde o propósito e a frequência ideal até roteiros, exemplos de perguntas e erros comuns a evitar.
Aqui você vai encontrar:
O que é um one-on-one?
Um one-on-one (ou 1:1) é uma reunião individual, recorrente e planejada entre líder e liderado. O foco não é discutir a lista de tarefas ou acompanhar indicadores, mas criar um espaço seguro para troca, alinhamento e desenvolvimento.
Diferente de uma reunião de status, o 1:1 não serve apenas para “atualizar o chefe”. É um momento para:
- Compartilhar desafios e conquistas.
- Trocar feedbacks de forma construtiva.
- Discutir oportunidades de crescimento.
- Alinhar expectativas sobre o trabalho e a colaboração.
O formato é simples, mas poderoso. Quando conduzido de forma consistente, o one-on-one se torna uma das ferramentas mais eficazes para construir confiança, engajar a equipe e prevenir problemas antes que se tornem grandes obstáculos.
Por que one-on-ones são tão importantes
One-on-ones são, na prática, uma das ferramentas mais eficazes que um líder tem para entender o que realmente está acontecendo na equipe, muito além do que aparece em relatórios ou reuniões de grupo.
Em um ambiente de trabalho cada vez mais acelerado e digital, é fácil que a comunicação se reduza a mensagens rápidas e conversas superficiais. O 1:1 cria o espaço oposto: tempo protegido, sem interrupções, para ouvir e ser ouvido. É ali que surgem informações valiosas sobre motivação, dificuldades, alinhamento e expectativas, pontos que raramente emergem de forma espontânea no dia a dia.
Do ponto de vista da gestão, esse encontro regular funciona como um radar antecipado. Ele permite:
- Identificar problemas cedo, antes que se tornem críticos.
- Ajustar expectativas e prioridades de forma clara e alinhada.
- Explorar oportunidades de desenvolvimento e crescimento profissional.
- Gerar confiança mútua e fortalecer o relacionamento.
- Dar e receber feedback de maneira construtiva, em um ambiente seguro.
Mais do que uma reunião, o one-on-one é um hábito que demonstra cuidado e responsabilidade. Quando líder e liderado mantêm essa prática de forma consistente, o resultado é uma relação mais sólida, decisões mais bem-informadas e um ambiente onde as pessoas se sentem seguras para contribuir de verdade.
Quando e com que frequência fazer
A frequência de um one-on-one funciona como a manutenção de um carro:
- Se você revisa com regularidade, evita surpresas desagradáveis e mantém tudo funcionando bem.
- Se deixa para olhar só quando aparece um problema, o custo, e o impacto, será muito maior.
Não existe uma fórmula única para todos os casos, mas alguns princípios ajudam a encontrar o ritmo certo:
- Semanal: ideal para equipes novas, momentos de mudança ou quando há muitos ajustes em andamento. Mantém o pulso da relação sempre atualizado.
- Quinzenal: funciona bem quando há estabilidade no trabalho, mas ainda assim é importante manter alinhamento e acompanhamento próximos.
- Mensal: adequado apenas em cenários muito estáveis e com outras formas de comunicação frequente no dia a dia.
O mais importante não é a quantidade exata de reuniões, mas a regularidade e a previsibilidade. Quando o 1:1 é marcado e desmarcado constantemente, a mensagem que passa é de que essa conversa não é prioridade, e isso mina a confiança no processo.
Dica prática: escolha um dia e horário fixos, trate como compromisso inadiável e só cancele se houver um motivo realmente relevante. Isso mostra que o tempo investido na relação é tão importante quanto qualquer outra entrega.
Como conduzir um one-on-one produtivo
Se você nunca conduziu um one-on-one, pode parecer estranho no começo:
“Sobre o que exatamente eu falo?”
“A reunião não vai ficar forçada?”
A boa notícia é que um 1:1 bem conduzido não depende de improviso: ele precisa de preparo, escuta ativa e um roteiro claro.
A seguir, um guia simples para tirar a reunião do papel e fazê-la funcionar na prática.
1. Antes da reunião: prepare o terreno
- Defina um objetivo: é sobre desenvolvimento, alinhamento de expectativas, feedback ou todos os três?
- Revise interações recentes: veja e-mails, mensagens ou entregas da pessoa para ter contexto.
- Convide o liderado a trazer pautas: um bom 1:1 é colaborativo, não uma conversa unilateral.
- Reserve um espaço tranquilo: nada de ser interrompido no meio ou fazer “entre uma call e outra”.
Checklist pré-1:1:
- Objetivo da conversa definido.
- Pontos-chave anotados.
- Espaço e horário protegidos.
- Liderado informado e participando da pauta.
2. Durante a reunião: crie um espaço seguro
- Comece com perguntas abertas e leves: “Como você está?”, “Como foi a sua semana?”.
- Escute mais do que fala, o tempo de fala do liderado deve ser maior que o do líder.
- Explore temas trazidos por ele antes de entrar nos seus.
- Traga feedbacks claros, com exemplos concretos.
- Quando falar de problemas, foque em soluções e próximos passos.
Mini-roteiro para um 1:1 de 30 minutos:
- 5 min: Quebra-gelo e bem-estar.
- 10 min: Pautas do liderado.
- 10 min: Pautas do líder (feedbacks, alinhamentos, orientações).
- 5 min: Resumo e próximos passos.
3. Depois da reunião: mantenha o ciclo vivo
- Registre decisões e ações acordadas (pode ser num documento compartilhado ou ferramenta simples).
- Acompanhe na próxima reunião o que foi combinado.
- Reforce o que está indo bem, isso mantém o engajamento alto.
Checklist pós-1:1:
- Próximos passos definidos.
- Prazo ou responsável registrado.
- Pontos positivos destacados.
- Pauta da próxima reunião alimentada.
Um one-on-one produtivo não é só “mais uma reunião”. Ele é uma construção contínua. Quando o liderado percebe que o que é dito ali gera ação e mudança, a confiança cresce e a conversa se aprofunda a cada encontro.
Exemplos de perguntas para enriquecer a conversa
Um bom one-on-one não depende apenas de escuta ativa, mas também das perguntas certas. Ter um repertório variado ajuda a conduzir a conversa de forma mais profunda e a explorar temas que, muitas vezes, não surgiriam espontaneamente.
1. Para iniciar a conversa e entender o estado emocional
- Como você está se sentindo em relação ao seu papel?
- Está feliz aqui? O que faz você dizer isso?
- Você sente que está crescendo na sua função? O que faz você dizer isso?
- O que mais te interessa no projeto que está trabalhando? Por quê?
- Qual é a sua parte favorita (e a menos favorita) do trabalho atualmente?
- Como essa parte menos favorável impacta seu desempenho?
- O que está funcionando bem para você?
- O que você gostaria que fosse diferente?
- De que forma sua função atual permite que você use seus talentos?
- Em que áreas você sente que não está alcançando seu potencial?
2. Sobre desenvolvimento e carreira
- De quais projetos você mais se orgulha? E o que gostaria de fazer em seguida?
- Quais 2 ou 3 habilidades você gostaria de aprender? Por que?
- Em que outras funções ou áreas você gostaria de trabalhar no futuro?
- Como seria seu cargo ideal?
- Seu trabalho atual está ajudando ou prejudicando seu desenvolvimento profissional?
- Quais metas de desenvolvimento você sente que não está conseguindo focar?
- O que posso fazer para te ajudar a crescer na carreira?
- Se olhar para daqui a dois anos e tudo deu certo, como seria seu papel nesse cenário?
- Em que nível você se vê em 3 ou 5 anos?
- Que metas profissionais você gostaria de alcançar nos próximos 6 a 12 meses?
3. Sobre a empresa e o contexto maior
- Qual é a maior oportunidade que estamos perdendo?
- Se pudéssemos melhorar algo na empresa, o que seria?
- O que você gostaria de ver mudado aqui?
- Qual é o maior desafio da organização na sua visão?
- O que estamos deixando de fazer que deveríamos fazer?
- O que estamos fazendo que deveríamos parar?
- Como você se sente sobre o futuro da empresa?
4. Sobre o time e colaboração
- Como você descreveria a personalidade da equipe? Quem se encaixa bem?
- Como avalia nosso trabalho conjunto como equipe?
- Como podemos melhorar a colaboração?
- Com quem você gostaria de trabalhar mais ou menos? Por quê?
- Como está a divisão de trabalho entre a equipe?
- Você se sente apoiado pelos colegas?
- Há algo que gostaria de mudar no funcionamento da equipe?
5. Mudanças recentes e adaptações
- Como você está lidando com a mudança recente?
- Quais preocupações sobre essa mudança ainda não foram resolvidas?
- O que está indo bem e o que está difícil nessa nova situação?
- Você entendeu claramente as novas expectativas?
- Como essa mudança está afetando seu trabalho?
6. Sobre projetos específicos
- Como você se sente em relação a este projeto?
- Qual parte dele te interessa mais?
- O que você está aprendendo com esse projeto?
- O que te frustra nesse projeto?
- Em que área você gostaria de focar mais?
- O que deu certo? E o que poderia ter sido melhor?
- O que posso fazer para tornar o projeto mais interessante para você?
- O que eu deveria saber sobre esse projeto que ainda não sei?
7. Principais desafios
- Qual é seu maior desafio agora? Como posso ajudar?
- Qual foi o momento mais frustrante da semana? Como posso apoiar?
- Quais preocupações você tem sobre seus projetos atuais?
- Notei X na entrega… pode me explicar seu processo?
- Que parte do projeto ainda está confusa para você?
- Como está sua carga de trabalho?
- Como anda seu equilíbrio trabalho/vida?
- Que recursos você precisaria para facilitar sua rotina?
8. Aprofundando temas delicados
- Pode contar mais sobre isso?
- Pode compartilhar os detalhes do que aconteceu?
- Como foi essa experiência para você?
- O que você mais e menos gostou nisso?
- Como isso fez você se sentir?
Erros comuns a evitar
Um one-on-one produtivo depende tanto do que você faz quanto do que evita fazer. Alguns deslizes frequentes comprometem o propósito da reunião e fazem com que ela se torne apenas “mais um item na agenda”.
Principais erros a evitar:
- Usar o 1:1 apenas para cobrar tarefas. Isso transforma a conversa em uma reunião de status e tira seu valor estratégico.
- Cancelar ou remarcar com frequência. A mensagem transmitida é de que o encontro não é prioridade.
- Chegar sem preparo. Sem pautas ou pontos claros, a reunião perde foco e profundidade.
- Falar mais do que ouvir. O objetivo é criar espaço para o liderado se expressar, não monopolizar a conversa.
- Ignorar o que foi dito. Quando não há acompanhamento ou ações após a reunião, a confiança no processo diminui.
- Tratar assuntos delicados de forma apressada. Conversas difíceis exigem tempo e atenção.
O que muda quando o 1:1 vira um hábito
Quando o one-on-one deixa de ser um evento ocasional e se torna parte da rotina, a relação entre líder e liderado muda de patamar. Com o tempo, o encontro deixa de ser apenas uma reunião e passa a ser um canal constante de alinhamento, aprendizado e confiança.
A frequência traz previsibilidade e segurança. O liderado sabe que terá um espaço reservado para falar sobre o que importa, sem pressa e sem medo de julgamento. O líder, por sua vez, ganha visão de contexto e pode agir de forma mais estratégica, prevenindo problemas antes que eles se agravem.
Entre os principais impactos positivos:
- Comunicação mais clara e frequente, menos ruídos e interpretações erradas.
- Problemas resolvidos mais cedo, evitando crises e retrabalhos.
- Equipes mais engajadas, pessoas sentem que sua voz é ouvida e valorizada.
- Desenvolvimento acelerado, feedbacks e orientações se transformam em progresso real.
- Cultura de confiança, relações de trabalho mais transparentes e saudáveis.
O hábito de manter bons one-on-ones cria um ciclo virtuoso. Quanto mais consistentes e relevantes eles são, mais fácil se torna liderar e mais forte é o vínculo com o time.
Conclusão
O one-on-one não é apenas mais um compromisso na agenda: é um espaço estratégico para criar conexões reais, alinhar expectativas e estimular o desenvolvimento contínuo. Quando bem conduzido, ele permite que o líder enxergue além dos números e entregas, entendendo o que move (e o que trava) cada pessoa da equipe.
Ao transformar essa prática em hábito, os benefícios se acumulam: problemas são identificados antes de se tornarem críticos, as conversas ficam mais francas, o engajamento cresce e a confiança se fortalece. Mais do que resolver questões pontuais, o 1:1 cria uma cultura onde diálogo e colaboração são prioridade.
No fim, o segredo está na consistência, no preparo e na escuta genuína. Reuniões assim não apenas melhoram a gestão no presente, mas também constroem as bases para equipes mais fortes, motivadas e capazes de alcançar resultados sustentáveis no futuro.