Como organizar tarefas de trabalho: 5 ferramentas de organização
As ferramentas de organização ajudam a gerenciar o tempo e aumentar a produtividade. Saiba como!
Organizar as tarefas de trabalho, ter mais produtividade e ainda conseguir criar uma rotina colaborativa e transparente para todas as pessoas da equipe pode ser bastante desafiador. Por isso, as ferramentas de organização são excelentes recursos para estruturar as atividades e acompanhar as demandas.
Times de cultura ágil, principalmente, levam a organização e o planejamento muito a sério, afinal, sem isso não é possível adotar o modelo mais enxuto e eficiente de gestão proposto.
Portanto, se você faz parte de uma equipe assim, é ainda mais importante saber usar os recursos disponíveis para gerenciar o seu tempo.
Conheça algumas ferramentas que você pode incluir no seu sistema de organização para ter uma rotina mais tranquila e produtiva!
5 ferramentas de organização que você pode adotar
Vamos apresentar 5 ótimas opções, mas antes de escolher é importante conferir se a sua empresa já adotou alguma dessas ferramentas.
Usar a mesma tecnologia do restante do time é interessante para facilitar o acompanhamento das demandas e fortalecer o trabalho em equipe. Já imaginou colocar toda a sua rotina no Notion e o restante da equipe usar somente o Asana?
Provavelmente você terá que usar os dois no dia a dia, o que pode gerar ainda mais trabalho, além de prejudicar a centralização das informações.
Por isso, na hora de escolher esse recurso ou outras ferramentas de Marketing Digital, lembre-se de alinhar com colegas e líderes para que toda a equipe trabalhe de forma organizada e padronizada.
1. Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos que pode ser usada individualmente ou para gerenciar tarefas de times dos mais variados tamanhos.
A ferramenta oferece recursos variados conforme a demanda de quem usa, como visualização em quadros ou listas, atribuição de tarefas, métricas, possibilidade de incluir anexos e integração com outras ferramentas.
Ao organizar tarefas no Trello, você consegue personalizar os fluxos de trabalho, gerenciar reuniões e todas as atividades importantes para o seu trabalho e da sua equipe.
É possível usar a ferramenta gratuitamente ou contratar planos pagos, com recursos avançados ideais para times maiores.
2. Asana
O Asana pode ser usado gratuitamente por até 15 colegas ou nas versões pagas, ideais para equipes maiores e com necessidades mais complexas.
No software, você consegue organizar as suas tarefas, atribuir a outras pessoas, definir prazos, prioridades e status de cada demanda.
Também há a possibilidade de integrar com outras ferramentas, como Gmail, Slack e Dropbox, e simplificar ainda mais o dia a dia e não perder nenhum prazo.
A ferramenta oferece alguns modelos prontos, como de "planejamento de projeto", "pauta de reunião" e "solicitações de trabalho", mas você pode personalizar o que for necessário para deixar os fluxos de trabalho adequados para a sua rotina.
3. Notion
O Notion é um aplicativo de gestão de tarefas bem completo, com vários recursos e possibilidades de personalização.
Nele, você consegue gerenciar todos os seus compromissos, além de ter espaço para incluir inspirações, referências e o que precisar para alimentar a sua criatividade e facilitar o seu trabalho.
São tantas funcionalidades, que no início pode parecer complicado criar um planejamento organizado no app.
No entanto, ao se familiarizar com os recursos, você vai ver como dá para colocar toda a sua rotina em um único sistema e acompanhar tudo de forma integrada, completa e simples.
Tudo isso pode ser feito gratuitamente para uso pessoal ou usando as versões pagas criadas especificamente para equipes de trabalho e empresas.
4. Evernote
Outra opção é o Evernote, uma ferramenta de planejamento para quem precisa organizar projetos, centralizar anotações e acompanhar suas demandas.
Na plataforma, você consegue incluir textos, fotos, arquivos, listas e sincronizar com outros dispositivos para acessar tudo na nuvem.
Assim como as outras opções apresentadas, a ferramenta pode ser usada gratuitamente com algumas restrições, ou em uma das três versões pagas:
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Personal, direcionada para organizar demandas da casa e da família;
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Professional, específica para projetos profissionais;
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e Teams, ideal para gerenciar demandas em equipe.
5. Google Keep
Se preferir usar um recurso do Google para já sincronizar com as suas outras contas, o Google Keep é uma boa opção.
O aplicativo também oferece recursos para fazer anotações e organizá-las por cores, adicionar imagens, notas de áudio, compartilhar com outras pessoas e criar lembretes. Além de ser uma ferramenta simples de usar, é gratuita.
Como organizar as tarefas de trabalho?
Mais importante do que usar uma ferramenta de organização específica, é criar um sistema para gerenciar as tarefas.
Saiba como fazer isso, independentemente da plataforma usada.
Defina diferentes status
Organizar as tarefas por status, usando o método Kanban, facilita a visualização de tudo o que precisa ser feito, o que já está em andamento e o que foi concluído.
Além disso, possibilita que todas as pessoas da equipe saibam com quem está cada demanda e tenham uma previsibilidade maior sobre as entregas.
Crie tags
As tags servem para categorizar as tarefas e facilitar a visualização, já que, ao usar esse sistema de etiquetas, todas as informações de um único assunto ficam agrupadas e muito mais organizadas.
Quebre projetos em pequenas tarefas
Em vez de criar projetos únicos, apenas com o nome da tarefa, como "Criar conteúdo sobre Olimpíadas", quebre em várias tarefas menores, como:
-
definir tema;
-
criar briefing;
-
enviar briefing para redatora;
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revisar conteúdo;
-
enviar para designer;
-
publicar.
Isso facilita o entendimento sobre todos os passos que devem ser seguidos e prazos para cada entrega, além de possibilitar a atribuição de etapas específicas para outras pessoas.
Defina níveis de urgência/prioridade
Para evitar aquela sensação de que você está sempre apagando incêndios e resolvendo apenas urgências, a dica é definir os níveis de prioridade de cada tarefa.
Assim, é possível se organizar a curto, médio e longo prazo, e gerenciar melhor o tempo.
Faça um planejamento possível
Um dos erros comuns na hora de organizar tarefas de trabalho é tentar encaixar milhões de atividades na agenda e se esquecer de incluir períodos de descanso e espaço para imprevistos e urgências.
Ao se planejar, evite seguir esse caminho e pense no que é possível de acordo com a sua realidade.
No fim do dia, é melhor sobrar tempo para adiantar uma demanda do que se frustrar após não realizar a maior parte do que planejou, certo?
Dê visibilidade para o time
Uma das maiores vantagens de usar ferramentas de organização é a possibilidade de manter toda a equipe sincronizada.
No entanto, para isso acontecer é necessário deixar as tarefas visíveis para que todas as pessoas da equipe acompanhem as demandas, contribuam com o que for necessário e se sintam parte de um time com um objetivo em comum.
Essa visibilidade ajuda a construir um senso de pertencimento e a aumentar o engajamento da equipe nas atividades e no cumprimento de prazos.
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Usar as ferramentas de organização e criar um sistema de planejamento e gestão de tarefas é fundamental para quem quer uma rotina mais produtiva.
A capacidade de se organizar é uma das habilidades comportamentais (também conhecidas como soft skills) essenciais para se destacar na carreira e otimizar os resultados.
Além disso, facilita bastante o dia a dia de quem precisa lidar com vários projetos simultaneamente, resolver problemas, gerenciar pessoas, acompanhar transformações e mudanças constantes…
E vamos falar a verdade: no mercado de trabalho atual, quem não precisa fazer pelo menos uma dessas coisas, não é?
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