Aprenda como criar um mapa de stakeholder, e entenda como funciona o mapa de pessoas interessadas em projetos de times de UX Design e Gestão de Produtos.
Falar de pessoas decisoras em projetos é muito importante para o cotidiano de profissionais designers e não designers, pois nos ajuda a entender melhor quem participa dos projetos e, principalmente, a compreender como podemos tomar decisões melhores.
O conceito inicial de mapa está ligado à localização e assim também é a abordagem de mapas de pessoas decisoras, já que é por meio dele que entendemos quem é quem, além de entender os objetivos do negócio, dores e informações técnicas.
Continue a leitura para entender melhor o conceito e descobrir como criar um mapa de stakeholders nos seus projetos!
Stakeholders são pessoas ou organizações, que podem ser internas ou externas, interessadas no sucesso do projeto em que fazemos parte.
O mapa de stakeholders nos permite ter uma “fotografia” das relações possíveis envolvendo tomadores de decisões no projeto que queremos sucesso. Assim, conseguimos visualizar quem pode ter grande poder de influência em decisões, pessoas relacionadas e organizações. Isso é muito importante no início de seu projeto.
“COMO MUITAS EMPRESAS LÍDERES defendem uma estrutura organizacional menos hierárquica, os desenvolvedores de produtos se sentem mais capacitados para inovar e promover mudanças, mesmo que não ocupem cargos seniores. Essa mudança gera muitas mudanças positivas, mas também significa que a comunicação e o alinhamento são ainda mais importantes para garantir que seu projeto não seja bloqueado por um importante tomador de decisões.” Anna Savina, Gerente de marketing de conteúdo na Miro em seu artigo sobre Mapeamento de Stakeholders.
Stakeholders internas são sempre encontradas dentro da empresa ou organização em que o projeto está sendo solucionado. Podem ser pessoas do time de design, produto, desenvolvimento ou qualquer outra pessoa que possua papéis em seu cotidiano de trabalho que sejam ligados ao produto, projeto ou entrega pretendida.
Stakeholders externas podem ser encontradas no lado de fora da empresa e possuem alguma relação com a empresa, stakeholders internos. Neste grupo, geralmente estão as ONGs, o Governo, Institutos, Mídias etc.
Pessoas designers de experiência lidam em seu cotidiano diariamente com oportunidades de convencer as partes interessadas sobre o valor agregado das pesquisas em UX Research e entregas de valores de UX, num geral. O mapa de stakeholders pode ajudar a convencer/influenciar partes interessadas no projeto e/ou descobrir possíveis riscos.
Segundo o Instituto de Formação Financeira, nos negócios, uma parte interessada é qualquer indivíduo, grupo ou parte que tem interesse em uma organização e nos resultados de suas ações.
Pessoas de produto ou qualquer outra pessoa interessada líder de equipe que esteja envolvida com o projeto.
Pessoas envolvidas no projeto, que também podem ser vistas como pessoas que são parte do time. Pessoas que estarão no cotidiano de construção e desenvolvimento do projeto.
Clientes finais, que são as partes interessadas na proposta de solução do projeto em seu cotidiano. Se o resultado atender às necessidades dessa parte interessada, isso pode significar o sucesso do projeto.
Fornecedoras, responsáveis por fornecer serviços, tecnologia e desenvolvimento para o projeto, e fornecer as ferramentas que ajudarão a realizar a entrega.
Outras áreas da empresa, como áreas que lidam com finanças, marketing e negócios.
O governo e autoridades locais, que podem se interessar em seu projeto ou até mesmo possuir determinações que podem influenciar na concepção do que será feito, como uma determinação legislativa, que pode alterar a forma como o projeto será construído ou entregue.
Segundo a Appvizer, revista europeia que compartilha artigos sobre Software e Produtos Digitais, existem diversos benefícios na utilização de um mapa de stakeholders:
identificar as principais pessoas tomadoras de decisão no projeto e, assim, saberá quem acompanhar e alimentar com informações em cada passo;
tomar decisões de forma mais rápida sem negligenciar pessoas tomadoras de decisão, que são importantes no projeto;
avaliar o campo de influência existente entre as pessoas participantes do projeto.
Aqui está o mapa de stakeholders que utilizamos no curso de UX Design da Tera.
Vamos apresentar um exemplo que pode ajudar melhor a compreender e aplicar o mapa de pessoas interessadas.
Imagine que você está organizando uma festa surpresa para uma criança. E o resto, contaremos em nossa lista.
Quem são as pessoas interessadas neste projeto? Monte uma lista contendo todos esses elementos, pois serão importantes no momento em que estiver construindo seu mapa de pessoas interessadas.
Imagine quem serão as pessoas interessadas nessa festa. Quem é a pessoa mais interessada? Quais outras pessoas interessadas estarão presentes no projeto dessa festa de aniversário?
Compreender os interesses é essencial, pois isso ajudará a compreender quais fatores podem estar no campo de decisão de cada pessoa envolvida no projeto ou papel.
Digamos que uma pessoa tenha interesse no aniversário, pois quer muito ver a criança que será presenteada, feliz e contente. Outra pessoa quer muito vender seu bolo caseiro para festa…
Isso ajudará a compreender como cada pessoa participa do projeto, seu nível de envolvimento com o problema que será solucionado e os níveis de prioridade na execução desse projeto.
Se voltarmos ao nosso exemplo, vamos reparar que cada pessoa terá um papel na organização da festa. Uma pessoa poderá ficar responsável por buscar o bolo, outra pode estar responsável por encher os balões decorativos… Cada uma dessas pessoas está envolvida no projeto com um papel e, mesmo assim, todas as pessoas envolvidas fazem parte da decisão em níveis diferentes de interação.
Os grupos podem ser três: stakeholders primárias, secundárias e terciárias.
Stakeholders primárias estão envolvidas de forma direta com o projeto e a solução que será desenvolvida. São conhecidas como usuárias finais da solução;
Stakeholders secundárias influenciam e participam indiretamente, e possuem trocas com a empresa ou produto, mas suas decisões não impactam de forma direta as metas desejadas pela empresa;
Stakeholders terciárias podem não utilizar a solução, porém são afetadas pela forma como o produto ou solução chegará até as pessoas.
Para finalizar o documento, será necessário fazer um apanhado dos aprendizados durante a execução do mapa de stakeholders. Agora, você reunirá informações sobre a interação de diversos decisores relacionada às entregas do projeto.
Compreender as partes interessadas e seus papéis dentro do ecossistema da solução ajudará você a antecipar reações que podem surgir futuramente em seu projeto.
Entenda se você está se comunicando de forma eficaz com as partes interessadas e, se não estiver, conseguirá compreender pontos de oportunidade para obter sincronia na comunicação.
Algumas perguntas serão importantes no processo:
Quem tem participação ou interesse financeiro relacionado ao projeto?
Quem tem interesse emocional? Este ponto é importante, pois o projeto pode ser muito importante para uma das partes interessadas, e manter essa parte informada sobre cada passo do projeto será essencial e estratégico.
Quem são as pessoas que mais apoiam o projeto?
Quem são as maiores não apoiadoras ou pessimistas?
Esses questionamentos sempre virão à tona e podem ser alterados e recriados de acordo com a necessidade do seu projeto.
E também podem ser trazidos para perto por meio de entrevistas com as stakeholders, o que é muito importante, pois essas são as pessoas que aprovarão o projeto.
Que tal algumas dicas para conduzir entrevistas com stakeholders? Veja a seguir.
Pensar na abordagem é fundamental para ajudar a manter o interesse no projeto e contextualizar o seu objetivo com a entrevista, que pode ser tanto obter mais informações, como entender questões técnicas ou de estratégia envolvendo o problema que quer solucionar.
Assim, você conseguirá definir um percurso durante sua entrevista. As perguntas que escolheu ajudarão a conhecer melhor a pessoa decisora, pensando de forma estratégica, pois as respostas de entrevista serão valiosas para o seu processo.
Qual o objetivo da entrevista que está realizando? Definir metas pode ajudar a direcionar melhor as perguntas, considerando qual é o objetivo do negócio e quem é o público-alvo do negócio, por exemplo.
Você deve definir com quem quer falar. É importante que o público interessado seja plural, com pessoas de áreas diferentes da empresa ou projeto, para garantir dados que se complementem e sejam úteis para o processo.
Apresente sua ideia à pessoa decisora, e aqui é importante lembrar que não estamos interessados em convencer a pessoa cliente sobre nossa solução. Queremos nos aproximar e compreender mais sobre o ecossistema que envolve as pessoas decisoras no projeto. Explique como será a reunião, quanto tempo disponibilizou para aquela conversa e demonstre disponibilidade ao final para responder dúvidas.
Seja pontual e avise caso surja qualquer imprevisto e precise adiar ou remarcar sua reunião. Além disso, pense em como organizar seu espaço de trabalho para a reunião online com stakeholders, para que tudo esteja dentro do esperado, com a sua câmera, microfone e conexão em pleno funcionamento.
Utilize recursos de mídia e recursos não digitais para documentar a pesquisa, pois isso garantirá que as informações poderão ser consultadas mais tarde se necessário.
E lembre-se que sua pessoa stakeholder pode ser primária, secundária, ou terciária. Compreender isso ajudará a captar as informações relevantes de quem está entrevistando e a guiar um roteiro de entrevista estratégico.
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Esperamos que este artigo tenha ajudado você a compreender melhor os mapas de pessoas decisoras, pois essa é uma ferramenta importante em projetos onde não se tem certeza sobre as interações de pessoas envolvidas.
Que tal experimentar projetos de solução de problemas utilizando UX Design? O curso de UX Design da Tera ajuda a conhecer esta e outras ferramentas na prática, solucionando problemas reais e ajudando as pessoas a desenvolver habilidades do mercado de carreiras digitais.