Como usar o método GTD para ter mais produtividade?

Coloque a sua produtividade no topo com o método GTD e conclua muito mais tarefas em menos tempo! Saiba mais sobre o assunto.

Foto de cottonbro no Pexels


Se você se estressa por não ter produzido o suficiente ou não consegue dar conta de tudo o que tem para fazer, saiba que você não está só. Todos os dias somos bombardeados por informações, novas ferramentas, demandas de trabalho e parece que o relógio gira mais depressa do que deveria. Antes de dormir, a frustração aparece mais uma vez, por não ter aproveitado as horas para concluir tarefas pendentes.

A melhor alternativa para elevar a sua produtividade para outro nível é a organização. Uma pessoa que consegue planejar e coordenar as tarefas a serem realizadas tende a concluir as atividades de maneira mais ágil e eficiente.

Uma das metodologias que possibilitam o melhor aproveitamento do tempo é o método GTD. Este modelo organizacional vai ajudar você a entregar mais resultados em menos tempo e diminuir a carga de estresse, desejos de todos que buscam ser mais produtivos nas atividades diárias.

Quantos obstáculos fazem você procrastinar e não render o esperado? Entenda a seguir como o método GTD pode mudar seu dia a dia, ensinando a superá-los!

O que significa GTD?

GTD é a abreviação de Getting Things Done, nome do livro de David Allen, e foi traduzida para o português como “A arte de fazer acontecer”. O método GTD tem como objetivo desenvolver a capacidade de organização pessoal por meio da gestão do tempo, promovendo também melhorias no seu autodesenvolvimento.

Segundo o próprio autor, o livro é uma fórmula para determinar prioridades e soluções no prazo. Na obra, Allen explica passo a passo de como projetar e dar mais fluidez na rotina, fatores que resultam em pessoas mais saudáveis e produtivas.

A intenção da metodologia é que você não se perca na sua agenda, realize suas tarefas sem estresse e consiga concluir tudo com menos recursos e em menos tempo.

Como usar o método GTD?

Uma grande vantagem de utilizar o GTD é a praticidade. Você só vai precisar separar tempo para se dedicar à estruturação e espaço confortável, onde você consiga se concentrar na preparação do projeto e ferramentas de anotação físicas ou digitais. O método GTD é simples e dividido em 5 passos:

  1. coletar;
  2. processar;
  3. organizar;
  4. revisar;
  5. executar.

Separe o seu bloco de notas e continue com a gente neste artigo para entender cada uma das etapas.

Coletar ideias

O primeiro passo para o aumento da produtividade é anotar TUDO o que tiver para fazer, na “caixa de entrada”. Não se importe em entender se aquela ideia é boa ou ruim, apenas desocupe a mente e deixe para analisar as anotações na próxima etapa.

Pode parecer complicado no início, mas é ideal para desbloquear o cérebro, organizar as ideias e não deixar de cumprir a atividade, sendo ela familiar, pessoal ou profissional. Você precisará de tempo para realizar essa tarefa, então faça com calma para não deixar nenhum item fora da lista.

Processar as necessidades

Agora que a sua caixa de entrada está cheia de tarefas, chegou o momento de processá-la. Se você decidir que não vai tomar uma ação sobre aquela atividade, terá três caminhos a percorrer: 

  • descarte no “lixo” tudo o que não for preciso;
  • coloque na “pasta” de planos o que pode ser feito em outro momento;
  • use como referência para consultas posteriores.

Para as que você resolveu agir, faça imediatamente o que pode ser feito em menos de dois minutos. O que não for tão simples, você terá que escolher entre:

  • delegar para a pessoa responsável;
  • adiar para fazer em um momento específico;
  • definir as próximas ações necessárias para concluir um projeto.

Organizar tarefas

Organizar tarefas permite que você defina as prioridades e dedique o tempo necessário para as atividades mais importantes.

Especifique as atividades que você precisa realizar de acordo com o assunto (familiar, pessoal ou profissional) e torne as tarefas rastreáveis. Cumpra cada projeto de acordo com a ordem de relevância: o mais importante no topo da lista, o menos importante ao final dela. 

Para tarefas muito grandes, divida em pequenas ações, use marcadores de importância e ferramentas de gestão de projetos para otimizar as etapas do processo.

Refletir sobre prioridades

A vida é muito dinâmica e em um instante tudo pode mudar. Pode ser que uma ação que era urgente passe a ter um prazo maior de resolução. Para lidar com isso, escolha um dia da semana para revisitar aquele conteúdo programado. A revisão do tema serve para entender se ele está funcionando corretamente e reajustar o seu planejamento, caso seja necessário.

Executar seu cronograma

Agora é a hora da verdade! Planejamento sem ação é perda de tempo, portanto, a etapa mais importante de todas é a execução da programação.

Selecione as tarefas a serem executadas de acordo com critérios limitadores: seu nível de energia, tempo disponível e contexto. Busque o equilíbrio entre eles para tomar as decisões corretas. Não adianta ter tempo disponível, mas estar cansado demais para cumprir aquela meta.

Não abra mão de ferramentas de organização para facilitar o processo de realização. Encontre a que melhor se encaixa na sua utilização diária e alcance resultados ainda melhores.

Os 6 Ds que destroem a sua produtividade

Você já entendeu para que serve o método e como funciona. Agora, chegou a hora de colocar em prática. Antes disso, temos algumas dicas do que NÃO fazer durante o método. 

Se você quer alavancar a sua produtividade, esses são os seis Ds que você é obrigado a evitar, para não cair nas armadilhas do processo:

  • dedicar muito tempo à revisão e deixar de executar;
  • deixar de coletar, por achar que já coletou o suficiente;
  • desperdiçar tempo apenas organizando (não só organize, faça!);
  • desconfiar do método, porque não viu resultado imediato; 
  • dividir espaço com outras pessoas (o processo tem de ser feito em um momento individual);
  • destinar tempo insuficiente para cumprir as etapas.

A partir de agora, o “fazer acontecer” é o seu novo aliado na corrida contra o relógio. Faça o método ser o seu novo livro de cabeceira e revisite sempre que tiver alguma dúvida ou se achar que não está funcionando. Coloque em prática o mais rápido possível e mude a sua vida ao inserir o método GTD no seu dia a dia.

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