Ferramenta 5W2H: 7 perguntas para fazer antes do projeto

A ferramenta 5W2H ajuda gestores a definirem como executar projetos da maneira certa! Entenda mais sobre cada etapa dessa metodologia.

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Desenvolver projetos requer planejamento sólido que garanta que os melhores caminhos serão tomados. Seja para resolver um problema, seja para aproveitar oportunidades, é fundamental analisar cenários a partir de perspectivas amplas. A ferramenta 5W2H tem ajudado gestores a usarem recursos e dedicarem esforços com o máximo de precisão.

Mobilizar uma frente de trabalho é algo que custa dinheiro e tempo. Se não é um processo feito adequadamente, certamente as consequências podem ter grande peso para a empresa. Em meio a esse cenário, gestores sabem que devem avaliar todos os esforços necessários, além do propósito por trás deles, antes de começar seus projetos.

O método 5W2H é a ferramenta ideal para avaliar cada ponto essencial desse trabalho e saber como conduzir o projeto. Neste post você entende melhor como funciona essa ferramenta de gestão e como são compostas suas etapas.

5W2H: o que significa e para que serve?

A ferramenta 5W2H funciona como prática de análise de projetos, com o intuito de detectar como conduzi-los. Esse mecanismo pode ser utilizado tanto para solucionar problemas ou dedicar esforços a aproveitar uma oportunidade. Como metodologia, seu papel é dar suporte para a gestão, de modo que ela detecte pontos essenciais do trabalho a ser feito.

Um bom cenário para usarmos como suposição é o desenvolvimento de novos produtos digitais. Para que se inicie processos, antes é necessário avaliar se vale a pena investir tempo e dinheiro. Portanto, propósitos precisam ser analisados, assim como o direcionamento de equipes, investimento necessário e o tempo dedicado a isso.

DPW 2021 Product Management

Como ferramenta, o papel da 5W2H é propor uma análise completa de todos esses fatores, facilitando a visualização de cada um deles. Assim, gestores e product managers têm bases mais sólidas para decidir como, e se, o trabalho será feito.

Como usar a ferramenta 5W2H?

Pessoas que conhecem pela primeira vez o método 5W2H ficam muito curiosas com o nome. Afinal, parece um código, não é mesmo? Mas tem explicação! A base dessa análise é fazer sete perguntas, sendo cinco delas começando com a letra “W” e outras duas com “H”.

Você entende melhor a seguir porque dessa mistura de letras e números e, automaticamente, como funciona a ferramenta 5W2H em exemplos concretos. Confira!

What (O quê?)

Tudo começa pelo “o que?”. Neste caso, a pergunta é direcionada para que se questione qual é o problema, ou projeto, em questão. Aqui, deve haver um detalhamento do que vai demandar os esforços da frente de trabalho e do gestor.

Podem ser oportunidades de lançamento de novos produtos, correção de um problema apresentado em serviços da empresa, ou até mesmo projetos variados que gerem valor. Portanto, é nessa primeira fase que deve haver a definição precisa da questão central.

Where (Onde?)

Na etapa “onde?”, a necessidade é de detectar em que ponto a questão se encontra. Se falamos de um projeto, a ideia é identificar qual setor a frente de trabalho ocupará, ou para qual departamento essas tarefas serão úteis. Ou seja, que área se beneficiará.

Quando falamos de problemas, devemos detectar em que ponto ele está. Um produto pode apresentar falhas em um ponto de conversão, ou em alguma funcionalidade que há nele, por exemplo. Definir isso trará mais clareza para seguir com o planejamento de trabalho.

When (Quando?)

Quando esse trabalho será executado? Definir isso é fundamental a  nível de planejamento, sobretudo se estamos falando de projeto. Assim, gestores conseguem definir um cronograma de ações capaz de integrar etapas e não estender muito esse tempo.

Portanto, é importante analisar os níveis de esforços necessários e suas respectivas complexidades. Assim, há perspectivas mais sólidas de quanto tempo, em média, a solução de qualquer problema em questão, ou o desenvolvimento de projetos, demandará. 

Why (Por quê?)

A ferramenta de gestão 5W2H também levanta questionamentos sobre as razões para trabalhar nesse projeto ou problema. Aqui, é fundamental listar motivos de maneira precisa e estratégica, pontuando consequências de não fazer e possíveis ganhos ao aproveitar oportunidades que estejam em análise pelo 5W2H.

Gestores precisam reunir equipes de trabalho e analisar esse cenário. Dados também serão de grande utilidade para provar pontos, sobretudo, se trouxerem perspectivas de mercado, para aproveitar oportunidades, ou problemas, o que justifica correções. Projetos bem embasados estão mais propensos a gerar sucesso.

Who (Quem?)

Parte importante do uso da ferramenta 5W2H, essa etapa consiste na delegação. Gestores devem definir, a partir da análise do projeto e do esforço necessário para lidar com problemas, quem são as pessoas capacitadas para tal. Portanto, é uma fase que deve ter um aspecto técnico baseando decisões.

É importante que essa delegação seja precisa, definindo setores envolvidos, pessoas que deverão trabalhar no projeto e a quem irão responder. Assim, há maior organização e a garantia de uma comunicação, além de coordenação de trabalho, qualificadas. 

How (Como?)

Abrimos a primeira das duas perguntas com “H” pela “How?”, ou seja, “como?”. Sem mistério: é uma etapa em que deve haver a definição de como as ações serão conduzidas. O gestor deve definir processos, ferramentas usadas nesse trabalho, metodologia de execução ágil, entre outros pontos.

A precisão na definição desse modo de trabalho vai garantir pontos fundamentais, como:

  • garantia do cumprimento de prazos;

  • eficácia do trabalho executado

  • utilização equilibrada de recursos;

  • sucesso no projeto em questão.

Portanto, um brainstorming é uma ótima opção para contar com boas ideias de execução da tarefa em questão. Líderes democráticos podem abrir esse espaço, o que vai ser positivo para todo o time.

How much (Quanto?)

Por fim, a questão financeira deve ser devidamente analisada e definida. Afinal, quanto custará todo esse projeto? Recursos financeiros nem sempre sobram nas empresas, sobretudo nas de menor porte. Então, definir o orçamento disponível garante que não haja um custo maior do que a empresa pode garantir.

O trabalho se divide em duas etapas: primeiramente, definir quanto custará esse projeto. Isso passa por uma análise mais detalhada em relação à aquisição de ferramentas de gestão de projetos e recursos. Por fim, com base nessa primeira definição, é necessário estipular um orçamento para iniciar os trabalhos.

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Há bastante tempo a ferramenta 5W2H é utilizada em diversos campos de trabalho, por empresas dos mais variados segmentos. Isso só reforça a qualidade dessa metodologia. Ou seja, usá-la vai garantir uma análise aprofundada do cenário.

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