Entenda o que é dashboard e como criar no Excel e Tableau

Para muitos profissionais e setores, entender o que é dashboard é fundamental para saber como construir um painel de monitoramento de dados.

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Uma boa visualização de dados depende de ferramentas adequadas, de preferência, que entreguem dinamismo na hora de mostrar essas informações. A constante alteração em resultados e variação em KPIs são fatores que obrigam profissionais do mercado a entenderem o que é dashboard e como pode ser usado nessas atividades.

Em um contexto no qual empresas são data driven, o que faz com que setores e times de trabalho necessitem monitorar dados constantemente, dashboards são essenciais. Portanto, ter autonomia e habilidade para criar esses painéis informativos de maneira personalizada são os objetivos. A boa notícia é que você pode montar seu dashboard da maneira que preferir.

Diante da importância do assunto, vamos detalhar o que é dashboard, como ele pode ser usado, quais são suas vantagens de uso e daremos dicas de como montar o seu no Excel e no Tableau. Acompanhe a leitura!

O que é dashboard e para que serve?

Dashboards são painéis de monitoramento e controle de informações referentes ao trabalho cotidiano do setor, da operação ou da perspectiva de trabalho. Sem dúvidas, é importante considerar essas questões dentro de um contexto de trabalho digital e data driven, o que é a realidade de setores como marketing, produto, entre outros.

Uma analogia bastante simples, mas que ajuda a compreender o papel de dashboards, é compará-los com painéis de carros. Quem é motorista sabe que ali estão informações importantes que são atualizadas em tempo real, como o nível de combustível, a velocidade em que o carro está e, nos carros mais modernos, há ainda alertas caso algo precise ser checado.

Em dashboards, o funcionamento é quase o mesmo. A diferença é que você pode estruturar as informações que serão mostradas na sua tela de acordo com o que preferir e for mais importante para seu cotidiano de trabalho. Essa personalização é um dos fatores mais decisivos na hora de entender o que é dashboard e como ele pode ser realmente fundamental para pessoas e setores.

Monitoramento constante

Se dados são o petróleo das empresas na era digital, ter acesso a esse conteúdo de maneira contínua é essencial. Mais importante do que isso, com dashboards é possível conseguir isso em tempo real. A todo momento, dashboards atualizam as informações que chegam até si, mostrando esses novos conteúdos na tela de trabalho, ou seja, no dashboard.

Em muitos casos, o monitoramento constante vai ser importante para entender se algo fora do comum está acontecendo, como em um carro, de acordo com nossa analogia. Portanto, detectar esses comportamentos incomuns ou resultados de destaque a qualquer momento, e em tempo real, é uma vantagem importante que dashboards oferecem.

Dados transformados em informações mais rapidamente

O acesso a dados é algo praticamente natural dentro das empresas, uma vez que ferramentas de BI fazem a extração diretamente das fontes de maneira contínua. No entanto, a próxima etapa, que é a análise, demanda esforços e dedicação de pessoas especialistas. Depois disso, fica mais fácil disponibilizar essas informações em painéis otimizados.

Com dashboards, equipes de trabalho conseguem ter acesso a esses dados já selecionados de acordo com o impacto que podem realmente ter em projetos, produtos e setores. Assim, fica mais fácil entender a informação que está por trás de um simples número ou da variação de um indicador qualquer do negócio.

Suporte na tomada de decisão

O papel mais importante de dados no contexto atual é dar o suporte que pessoas gestoras precisam para a tomada de decisões. Hoje, direcionar ações e decidir o caminho que empresas e setores devem tomar sem entender o que dados e indicadores mostram é a pior escolha possível. Afinal, seriam decisões apenas subjetivas, o que não garante minimamente nada.

Em meio a realidade de setores, dashboards ajudam a criar um ambiente em que monitoramento e acesso dinâmico a informações decisivas é algo simples e fácil. Então, basta abrir uma tela e detectar a informação que mais fizer sentido para, a partir disso, fazer a devida análise que mostrará qual é a perspectiva do momento.

Dados, indicadores e informações mais comuns

Dashboards podem ser devidamente personalizados da maneira que for mais interessante para quem faz uso. Por exemplo, profissionais que ocupam a gestão de um setor podem optar por dashboards mais detalhados e com uma seleção de indicadores e métricas maior. Desde que faça sentido, essa personalização deve ser feita sempre em prol de resultados.

Em outros casos, modelos prontos de dashboards podem ser utilizados por todas as pessoas membros de um setor, por exemplo. Isso vai garantir que haja acesso igualitário a informações, sempre focando nos indicadores e métricas que mais fazem sentido para aquelas pessoas.

De certo modo, essa limitação de visualização de dados permite focar apenas no que é mais importante, criando um ambiente estratégico de monitoramento. Por exemplo, se você for construir um storytelling de dados, pode criar um dashboard apenas para monitorar os registros que sejam interessantes para mostrar ao público em uma campanha.

O que é um dashboard Excel?

Nem sempre profissionais têm a percepção de quais ferramentas podem ser realmente úteis quando se pensa o que é dashboard e como montar seu painel de informações. Por isso, é bastante comum pensar que essas estruturas são construídas apenas com softwares pouco usuais à rotina da maioria das pessoas que não é especialista em BI.

No entanto, a verdade é que você pode fazer um dashboard Excel, ou seja, usando uma ferramenta tão comum à rotina de milhões de pessoas há anos. É que, com o passar do tempo e o entendimento das demandas de mercado, a Microsoft transformou uma simples ferramenta de planilhas em uma poderosa plataforma de dados e indicadores.

Por isso, hoje é possível utilizar funcionalidades baseadas em atualização para conseguir ter acesso a informações que são atualizadas em tempo real. As funcionalidades básicas que permitiram que o Excel fosse usado como dashboard foram, basicamente, as tabelas e os gráficos dinâmicos. Ou seja, são estruturas de informações que se renovam em tempo real.

Montando dashboard Excel

Vamos a um passo a passo simples? Para ter seu dashboard no Excel, você precisa seguir essa sequência de ações:

  • abra uma aba para ser a base de dados do seu dashboard, selecionado as informações que você deseja, e abra outra aba para criar o painel de controle, ou seja, o dashboard;

  • na aba em que está a base de dados, selecione as informações que deseja monitorar, vá na barra de ferramentas do topo da tela e clique em "inserir", seguido de "Tabela dinâmica";

  • se quiser criar um gráfico, o que é importante para ilustrar as variações em dashboards, vá na aba da tabela dinâmica e selecione "Gráfico dinâmico", escolhendo o tipo de representação gráfica que desejar;

  • agora, para fazer o dashboard, selecione o gráfico que criou e pressione "CTRL + X" ("command + X") e, em seguida, vá na aba em que está o painel de controle e pressione "CTRL + V" ("command + V"). Se precisar, configure as informações que desejar dentro desse dashboard para que fique o mais personalizado possível.

Como criar um dashboard no Tableau?

É impossível falar sobre o que é dashboard sem citar a ferramenta Tableau, a principal do mercado hoje em dia. Seu uso é projetado para permitir uma captação, análise e visualização de dados de maneira simples, construindo um fluxo de trabalho que resulte em dashboards e relatórios de alta qualidade.

Portanto, pessoas que atuam em empresas data driven, ou querem tornar parte da tomada de decisão orientada por dados, precisam se familiarizar com essa solução. Se a intenção é criar um dashboard Tableau, podemos ajudar com um passo a passo. Acompanhe!

Selecionar base de dados

O Tableau permite que você se conecte com o banco de dados que desejar para alimentar seu dashboard. Essa fonte pode ser desde arquivos de texto, passando por dados em servidores e indo a PDFs. O primeiro passo, ao abrir uma tela de construção de dashboard, é fazer a seleção desse banco de dados.

Configurar a disposição de dados

A partir de uma base definida, você pode escolher o que o dashboard vai mostrar na sua tela. Por exemplo, se estamos falando de uma painel que monitora indicadores de um site, a escolha pode ser por categorias como "visitas", "cliques no formulário", entre outros. Aqui, a ideia é escolher informações que sejam estratégicas.

Escolher gráficos de visualização

Em seguida, você pode escolher os estilos de gráficos para representar a variação de dados que um dashboard do Tableau vai mostrar a você. É importante considerar como as opções de gráficos realmente vão oferecer uma visualização potencializada para facilitar o entendimento no dia a dia operacional.

Aplicar filtros de dados

Os filtros de dados são importantes para configurar a maneira como os dados são disponibilizados e, além disso, quais categorias de dados vão alimentar aquele dashboard em questão. Assim, é possível deixar as atividades de extração ainda mais qualificadas.

Configurar atualizações

Com o Tableau também dá para configurar o dashboard para definir com qual frequência novos dados serão captados e mostrados na tela da pessoa usuária. Isso é importante para garantir o acesso ao que há de mais recente.

Configurar cálculos de indicadores

Por fim, também é possível configurar os indicadores de acordo com o que for mais relevante. Apesar de o Tableau já oferecer alguns modelos básicos de indicadores, é possível também criar seus próprios, inserindo a fórmula de cálculo para que esses resultados se mantenham devidamente atualizados.

Para muitos, entender o que é dashboard é o início de uma nova perspectiva de trabalho, nesse caso, com os dados como suporte para toda e qualquer decisão relevante. Assim, mudanças  estratégicas em relação aos resultados podem ser conquistadas a médio prazo.

Uma boa pedida para quem quer aprender como criar dashboards no Tableau é conferir o episódio do DataBeer, evento organizado pela Tera, com Pedro Lage, expert convidado. Ele mostra todo o processo de maneira didática. Confira!